مقدمة: التوازن بين الخصوصية والالتزام القانوني

انتشار خدمات الرسائل الزائلة (ephemeral messaging) — مثل ميزات الحذف الذاتي في تطبيقات المراسلة — خلق توازنًا صعبًا بين توقعات الخصوصية لدى المستخدمين وواجبات المؤسسات القانونية والتنظيمية لحفظ السجلات. يحتاج كل فريق قانوني وتقني إلى خطة واضحة تحدد متى وكيف يجب تعطيل الحذف الذاتي، متى يجب الاحتفاظ بالبيانات، وكيفية توثيق خطوات الحفظ والإجراءات القانونية (legal hold).

الإطار القانوني والرقابي: نقاط يجب أن تعرفها

التزامات الجهات التنظيمية: الجهات التنظيمية المالية والرقابية في الولايات المتحدة وأوروبا تُصرّ على أن المتطلبات السجلاتية قد تنطبق على الاتصالات عبر قنوات غير رسمية أو "خارج القناة"، بما في ذلك تطبيقات الرسائل الزائلة؛ وقد فرضت جهات مثل هيئة الأوراق المالية عقوبات على شركات استشارية لفشلها في حفظ هذه الاتصالات عندما كانت متعلقة بالأعمال.

قضايا ومخاطر التقاضي: قضات المحاكم الأمريكية أوقفوا قضايا أو فرضوا عقوبات شديدة على أطراف اعتُبر أنها دمرت أو سمحت بحذف أدلة إلكترونية ذات صلة (spoliation)، ومن الأمثلة البارزة استخدام أدوات تواصل زائلة بعد صدور أوامر حفظ أدلة في قضايا مثل WeRide. هذا يبيّن أن استخدام الرسائل الزائلة بدون سياسات دفاعية قابلة للتبرير قد يؤدي لعقوبات كبيرة.

الخصوصية وحقوق الأفراد: في الاتحاد الأوروبي، يمنح النظام العام لحماية البيانات (GDPR) حقوقًا مثل الحق في المسح (Right to Erasure) وكذلك مبدأ تحديد فترات التخزين؛ أي أن الاحتفاظ بالبيانات يجب أن يكون محددًا ومبررًا لغرض واضح، مع استثناءات قانونية عندما يكون الاحتفاظ مطلوبًا للالتزامات القانونية أو الدفاع عن دعاوى. يجب موازنة طلبات المسح مع واجبات الحفظ القانونية عند وجود مصلحة عامة أو نزاع قانوني قائم.

أفضل الممارسات العملية لحفظ السجلات والامتثال

فيما يلي مجموعة إجراءات عملية ومباشرة يمكن أن تعتمدها الشركات ومشغلو المنصات لتقليل المخاطر مع احترام الخصوصية:

1. تصنيف وتقييد الاستخدام: صنّف تطبيقات ورسائل المؤسسة إلى فئات (غير حساسة، حساسة، أعمال رسمية) وقيّد استخدام الرسائل الزائلة للمحتوى غير الحاسم أو غير القانوني؛ استخدم أدوات مُصادق عليها للقنوات الرسمية.
2. سياسة احتفاظ موثقة: ضع سياسة احتفاظ واضحة تحدد أنواع الرسائل، فترات الحفظ المبررة، وظروف الاستثناء (مثل الجرم الجنائي أو نزاع قانوني). احفظ مبرّر كل فترة زمنية كتابيًا وراجعها دوريًا لتتماشى مع المتطلبات التنظيمية المحلية.
3. خطة قانونية للحفظ (Legal Hold): تضمّن خطة إنذار سريعة تُفعّل عند وجود نزاع أو تحقيق؛ تنص الخطة على خطوات تعطيل ميزات الحذف الذاتي، جمع الأدلة المتاحة، وإخطار المخولين بالحفظ. متأخرات التنفيذ يمكن أن تُعدّ تدميراً متعمداً للبيانات.
4. التقنيات والأدوات: اعتمد تقنيات أرشفة تدعم التقاط البيانات من القنوات الزائلة (حيثما تسمح البنية)، سجّل الـmetadata (المُرسل، المستقبل، الطابع الزمني، نوع الرسالة) حتى لو كان المحتوى محذوفًا، وفكر في نقاط آمنة لالتقاط لقطات شاشة أو نسخ مؤقتة عند الضرورة المشروعة.
5. اتفاقيات مع مزودي الخدمة: ضمن العقود بنودًا واضحة عن الوصول إلى السجلات، إجراءات الاستجابة للطوارئ، والتزامات الإشعار في حال طلبات إنفاذ القانون أو مشاكل الحفظ.
6. تدريب وامتثال داخلي: درّب الموظفين على ما يُعتبر "اتصالات العمل"، ومواضيع تُلزم الحفظ، وكيفية الإبلاغ عن طلبات حفظ أو تحقيقات. تطوير ثقافة الامتثال يقلّل من مخاطر الاستخدام غير المصرح به للقنوات الزائلة.
7. إجراء اختبارات واستعراضات دورية: اختبر عمليات الحفظ والاسترجاع بشكل دوري، وقم بتدقيق فني وقانوني واجراء محاكاة حالات حفظ للتأكد من قابلية الدفاع عن عملياتك أمام محكمة أو جهة رقابية.

قائمة مرجعية سريعة (Checklist) قبل نشر أو اعتماد ميزة زائدة عن الحذف الذاتي

ملاحظة مهمة: لا توجد فترة حفظ واحدة تناسب الجميع — الفترات تعتمد على القطاع (مالي، صحي، حكومي)، القوانين المحلية، وطبيعة الاتصالات. لذا اجعل سياساتك مرنة وقابلة للتبرير القانوني ودوّن أسباب كل استثناء.

لا تنسَ أن التوازن القانوني بين واجبات الحفظ وحقوق الخصوصية هو عملية مستمرة: راجع سياساتك عند كل تغيير تنظيمي أو تقني واحتفظ بسجلات التعديلات والاختبارات لدعم مركزك القانوني.